To provide secure and timely driving services to transport passengers and/or goods. Deliver payment transfers to the bank and/or the suppliers, assist with postage and with pick up of office purchases, including flight tickets and any other tasks required by Head of Administration or his/her substitutes. Act as a backup for the Receptionist, assist with meeting room re-arrangement for various meetings/events and perform occasional handyman jobs inside the Office.
Functions and duties:
Transport of persons, goods and / or documents (Function type: Logistic Support)
Provide transportation for Head of Office, other employees of the office and VIP visitors.
Follow up the driver planning and scheduling using Google Calendar and register transportation requests in ‘DRIVERS’
Deliver payment transfers to the bank and/or the suppliers, conduct cash purchases for office expenditure
Distribute mail as needed, both incoming and outgoing
Pick up flight tickets
Submit entry visa applications for official travel to various Embassies/Consulates and collect visas
Deliver correspondence to government authorities and assist in processing various permits (such as airport pass etc.)
Facilitate airport pickups for VIP visitors and transportation during official visits
Service vehicle maintenance management
Schedule annual vehicle examination for service vehicles with the Transportation Department and apply for the renewal of the vehicle license
Determine when and what kind of maintenance the vehicle needs, keep track of general maintenance schedules, especially car tire condition
Ensure sound running of the vehicles assigned and arrange minor repairs where necessary
Check oil and tires properly and keep the service vehicles in clean condition, both inside and outside
Keep track of timely car insurance renewals
Update monthly mileage records
Maintain a log book of each service vehicle on a daily basis
Act as back up for the Receptionist and as a messenger
Act as a back up for the Receptionist during lunch hours and as needed by answering to the phone and taking care of visitor registration, incl. maintaining a register of incoming visitors and managing entrance gate
Support Administration Section as a messenger by assisting with the mail deliveries, both incoming and outgoing
Other tasks
Assist with office and meeting room re-arrangement for various meetings/events
Occasional handyman jobs in the Office, such as hanging pictures and small office repairs
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Fonctions et Responsabilités:
Transport de personnes, marchandises et / ou documents
(Type de fonction: Support logistique)
Fournir le transport du chef de bureau, des autres employés du bureau et des visiteurs VIP.
Suivez la planification et la planification du pilote à l’aide de Google Agenda et enregistrez les demandes de transport dans ‘DRIVERS’
Livrer les virements à la banque et / ou aux fournisseurs, effectuer des achats en espèces pour les dépenses de bureau
Distribuez le courrier au besoin, à la fois entrant et sortant
Ramassez les billets d’avion
Soumettre les demandes de visa d’entrée pour un voyage officiel dans diverses ambassades / consulats et collecter des visas
Transmettre la correspondance aux autorités gouvernementales et aider au traitement des divers permis (tels que les cartes d’aéroport, etc.)
Faciliter les transferts aéroportuaires pour les visiteurs VIP et le transport lors des visites officielles
Gestion de l’entretien des véhicules de service
Programmer un examen annuel du véhicule pour les véhicules de service auprès du service des transports et demander le renouvellement du permis de conduire
Déterminez quand et quel type d’entretien le véhicule a besoin, suivez les programmes d’entretien généraux, en particulier l’état des pneus de voiture
Assurer le bon fonctionnement des véhicules affectés et organiser des réparations mineures si nécessaire
Vérifier correctement l’huile et les pneus et garder les véhicules de service en bon état, à l’intérieur et à l’extérieur
Gardez une trace des renouvellements d’assurance automobile en temps opportun
Mettre à jour les enregistrements de kilométrage mensuel
Tenir à jour le journal de bord de chaque véhicule de service
Agir comme support pour la réceptionniste et comme messager
Agir comme un support pour la réceptionniste pendant les heures de déjeuner et au besoin en répondant au téléphone et en prenant soin de l’inscription des visiteurs, incl. tenir un registre des visiteurs entrants et gérer le portail d’entrée
Support Administration Section en tant que messager en aidant les livraisons de courrier, à la fois entrantes et sortantes
Autres tâches
Aider au réaménagement des bureaux et des salles de réunion pour diverses réunions / événements
Travaux occasionnels de bricoleur au bureau, tels que des tableaux suspendus et des petites réparations de bureau
